1С:Документооборот 8

1С:Документооборот 8
36 000 руб
Купить
Полное описание

"1С:Документооборот" - новое решение для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов обработки внутренних и официальных документов как коммерческих, так и государственных предприятий, причем, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного.

Программа "1С:Документооборот", созданная компанией "1С", предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.

Программа может применяться на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

Программный продукт является "детищем" программы "1С: Архив 3", уже много лет применяемой в большом количестве организаций.

Новые возможности

Программное обеспечение создается на базе программы "1С: Предприятие 8.2". Более качественная организация электронного документооборота обусловлена обновленными возможностями платформы в области соединения учета ресурсов и координации движения документов.

Имеющиеся функциональные возможности - наличие разнообразных технологий обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, масштабируемость – доказывают, что стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.

Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки документов с разграничением прав доступа к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе сложившиеся в России.

С помощью программы "1С Документооборот" можно:

  • осуществлять работу с помощью веб-браузеров
  • уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота.
  • улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами
  • обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом
  • наладить работу пользователей с документами.

Обработка документации

В программе можно обрабатывать любые типы документов, на каждый из которых заводится учетно-регистрационная карточка, содержащая реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003, ГСДОУ и традиций делопроизводства, принятых в российской практике.

Хранение и доступ к документации 1С

Для организации хранения документов применяется структура папок с возможностью ограничения доступа к ним.

Структура папок может быть создана на основе организационной структуры учреждения либо по видам документации. Для каждой папки можно установить разграничение доступа, то есть, какой пользователь, что может осуществлять – читать, добавлять, редактировать или удалять информацию - из этой папки.

Регистрация корреспонденции 1С:Документооборот

В программе можно производить регистрацию входящих и исходящих документов предприятия. При этом номер документа генерируется программой самостоятельно по определенным правилам.

Регистрация корреспонденции осуществляется по требованиям ГОСТ, типовых инструкций и традиций делопроизводства, сложившихся в отечественной практике.

Регистрация корреспонденции включает в себя этапы:

  • рассмотрение документа и постановка на контроль, производится автоматически
  • постановка исполнителей в известность
  • контроль соблюдения сроков документа
  • создание отчетности по поступлению/исполнению документа, по документам с истекшим сроком исполнения.

Обработка документов со сканера в 1С:Предприятие 8.2

Программа позволяет загружать любые документы с внешнего сканера. Единственное условие – поддержка сканером интерфейса TWAIN.

Электронная почта

Программа позволяет отправлять с помощью электронной почты любой документ из базы. Кроме того, есть возможность загрузки входящей и внутренней корреспонденции прямо из электронного почтового ящика.

Просмотр, редактирование и контроль версий 8.2

Просмотр и редактирование документации программы осуществляется с помощью приложений, установленных на компьютерах пользователей.

Работа с документацией производится на "рабочем столе", где пользователю показывается перечень документов, находящихся в стадии редактирования, а также перечень текущих задач, требующих выполнения. Пользователь может самостоятельно добавить или удалить раздел, а также поменять местами его элементы.

Пользователь программы "1С:Документооборот" может как просматривать, так и редактировать документы. Одновременная работа с одним и тем же документом невозможна, так как программой предусмотрена блокировка уже использующегося файла.

После сохранения вновь отредактированного файла создается новая его версия, где указывается, кто, когда и во сколько ее создал.

В карточке документа перечисляется список версий, пользователь вправе удалить лишние и поменять текущую версию, кроме того, при необходимости он может сравнить версии файлов часто используемых форматов - doc, trf, html, txt, odt.

Бизнес-процессы при коллективной работе с документами 1С:8.2

Коллективная работа с документом в программе "1С Документооборот" включает в себя следующие бизнес-процессы:

  • Рассмотрение. В ходе этого бизнес-процесса документ направляется руководителю организации на рассмотрение, после которого возвращается автору с резолюцией.
  • Исполнение документа. На этом этапе производится оповещение всех исполнителей документа и контролера за его исполнением, а также непосредственное исполнение. Может быть назначен один ответственный исполнитель.
  • Согласование. Бизнес-процесс предполагает, что документ отправляется на согласование всем указанным пользователям, а потом возвращается его автору для ознакомления с результатом или повторной отправки на согласование.
  • Утверждение. Документ передается на утверждение конкретному пользователю и возвращается автору с результатом.
  • Регистрация. Документ направляется секретарю, который присваивает номер, проставляет печать и отправляет адресату.
  • Ознакомление. В ходе этого бизнес-процесса документ отправляется всем пользователям для ознакомления.
  • Поручение. Этот бизнес-процесс подразумевает, что с помощью документа осуществляется выдача пользователям поручений и контроль их выполнения.

Однако выполнение задачи может осуществляться не только исполнителем, но и пользователем, находящимся в роли исполнителя. Например, документ, отправленный на утверждение роли "Директор" будет доставлен тому, кто в данный момент исполняет обязанности директора – ему самому или его заместителю.

В программе можно четко прописать маршруты движения документа в зависимости от его вида и типа бизнес-процесса.

Поиск документов

Электронный документ является набором информации с определенной структурой, и состоит из двух частей: реквизитной и содержательной. Обе эти части могут быть задействованы в процессе поиска какой-либо информации.

В программе "1С:Документооборот" есть возможность осуществлять поиск документов и файлов как по информации, содержащейся в карточке, так и по содержимому версий документации наиболее используемых форматов с поддержкой русского и украинского языков.

Учет рабочего времени и контроль исполнения проектов

В программе имеется возможность учета рабочего времени, что позволяет руководителю организации оптимизировать работу сотрудников и принимать верные управленческие решения.

Кроме того, есть возможность составления пользователями программы отчетов о количестве времени, потраченном на тот или иной проект с указанием его содержания. Данные этого отчета позволяют сделать выводы о временных затратах сотрудников на тот или иной вид работы.

Распределение информационной базы "1С:Предприятие 8.2"

В система документооборота на базе 1С версии 8.2 можно сохранять информацию как в информационной базе, так и на диске в компьютере - в режиме распределенной базы данных.

Если Вы планируете использовать «1С:Документооборот 8» на нескольких компьютерах, приобретите соответствующее число клиентских лицензий